Lean itu membuat proses kerja menjadi ‘ramping’ dengan menghilangkan semua pemborosan (dalam konsep lean disebut sebagai waste atau semua hal yang tidak bernilai tambah) dalam suatu proses. Lean itu pemikirannya selalu ada cara yang membuat proses kerja menjadi lebih baik, lebih cepat, lebih mudah, lebih lancar, lebih safety dan lebih murah. Artinya bisa mendapatkan hasil yang lebih baik, lebih tinggi, lebih banyak tapi dengan lebih sedikit sumber daya.

Meskipun saya banyak belajar untuk pelayanan kesehatan, konsep ini justru berasal dan jauh lebih awal diadobsi industri lain seperti manufaktur, perbankan dan keuangan, pemerintahan, dll. Karena ini merupakan manajemen operasional umum. Jadi, organisasi apapun, level bisnis manapun bisa menerapkannya. Hemat saya termasuk dalam gelaran MotoGP Mandalika khususnya Tanggal 20 Maret lalu.

Secara umum, gelaran MotoGP nya sudah sangat memuaskan. Tinggal memaksimalkan pengelolaan kedatangan dan kepulangan penonton dan beberapa aktifitas yang dilakukan oknum yang tidak terstandar.

Prinsip pemikiran lean itu ada lima. Jika diimplementasikan saat hari terakhir/race MotoGP, maka Lima prinsip tersebut:

1. Value

Artinya mengidentifikasi apa value dari pelanggan (apa yang diinginkan). Pelanggan utama race MotoGP hari terakhir adalah penonton. Value nya pelanggan hari terakhir itu lebih kurang; ingin proses yang lancar, waktu menunggu yang singkat, informasi jelas, mendapat perlakuan yang baik (dihormati), fasilitas sesuai bayaran (Value for money), tempat ibadah/mushollah yang mudah, ada penjual makanan, kebutuhan lain penonton dekat tribun dengan harga yang wajar, (kalau sampai air mineral 600ml 30rb, jas hujan plastic 50rb, payung 300-500rb, orang belinya karena terpaksa)

Saat gelaran motoGP hari terakhir, saya masuk dari parkir barat (no. 2). Saya ingin cepat masuk ke sirkuit. Beberapa kali harus bertanya dimana tempat penukaran tiket. Dimana parkir shuttle bus. Di depan loket penukaran tiket dipasang koridor antrian. Padahal belum banyak yang antri, kenapa jalur antrian tidak didesain yang bisa lurus langsung ke loket penukaran? Kenapa harus cek identitas saat penukaran tiket? Bukannya saat beli tiket sudah pake identitas? Setelah naik shuttle bus (tujuan tribun G), maka bus harus berjalan memutar ke bunderan welcome Mandlika (7), terus ke nomor 8, baru diturunkan dalam sirkuit (10). Kenapa harus jauh-jauh sampai ke parkir timur sana untuk masuk ke sirkuit?

Di dalam sirkuit ada proses pemeriksaan metal detector, pemeriksaan tas bawaan, sekitar 3x scan barcode tiket (perlukah sebanyak dan sesering itu buat orang yang sudah didalam sirkuit?) Jika satu tahap proses scan barkode saja dihilangkan, kalikan dengan jumlah tribunnya maka akan terjadi penghematan sumber daya (tenaga dan alat barcode readernya)

Memahami value pelanggan ini membuat penyelenggara/pengelola menyiapkan diri. Mengantisipasi. Mendesain proses nya. Value pelanggan terus berkembang. Hidup matinya suatu usaha/penyelenggaraan sangat ditentukan oleh pelanggan ini. Kalau mereka puas, mereka akan berbondong-bondong datang lagi, volume (penonton, kegiatan) yang banyak itu bisa melahirkan kreasi baru sebagai potensi penghasilan diluar core bisnis:race. Kalau pelanggan tidak puas, sangat mudah membicarakannya di era kini. Banyak cerita dari banyak organisasi yang akhirnya bangkrut karena tidak lekas tanggap terhadap value pelanggan ini.


2. Value Stream Mapping

Prinsip ini adalah memetakan proses. Untuk memahamkan proses kita, dimana sebenarnya proses kita yang value added. Kalau tidak value added kenapa harus diadakan? (waste of extra processing). Memetakan proses kedatangan penonton race motoGP khususnya hari ke-3 misalnya. Kalau dari yang saya lalui (karena dari bandara tidak menggunakan transportasi umum untuk motoGP), saya mulai dari area parkir barat (menuju area parkir barat dan loket pendaftaran butuh berkali-kali tanya; dimana?).

Bila dipetakan tahap prosesnya sampai masuk sirkuit sebagai berikut: Keluar Parkiran-Scan peduliLinduli-Tukar Tiket-Naik Shuttle Bus-Tiba di dalam sirkuit.

Dari tahapan tersebut untuk saya yang datang jam 10 di parkir barat, yang belum ada orang antri di penukaran tiket, yang bus nya belum penuh, maka sejak keluar parkir sampai diturunkan di dalam sirkuit butuh waktu 77 menit. Dimana yang value Added hanya 22 menit atau VAR nya hanya 29%. Masih ada 71% yang bisa di improve. Kalau dilihat dari peta proses dan waktunya, maka waktu diatas Bus yang muter ke arah parkir timur dulu baru masuk sirkuit mengambil waktu 22 menit (sejak di bunderan welcome mandalika hingga masuk sirkuit).

Kenapa Bus nya harus muter kesana, bikin tambah macet yang dari arah baypass, kenapa tidak masuk melalui nomor 6 ? itu menghemat waktu sekitar 25 menit/bus, mengurangi penumpukan Bus mulai no.7 hingga 9. Tentu saja mengurangi macet. Kalau dari parkir barat (2) masuk melalui No. 6, maka hanya butuh waktu 11 menit dari naik bus hingga diturunkan di No. 10. Atau 22 menit jika Pergi Pulang (PP), dibandingkan dengan 33 menit atau 66 menit PP yang terjadi kemarin. Jika ini dilakukan, maka kita hanya butuh 1/3 (maks ½) dari jumlah Bus yang ada kemarin. Mengurangi jumlah Bus, mengurangi macet, mengurangi cost.

3. Flow

Prinsip ini menghendaki proses yang terus mengalir, tidak menumpuk. Apa waste nya (yang tidak value added) disingkirkan atau dikurangi.

Sebagian besar cerita di peta value stream ini adalah cerita kedatangan. Bagaimana cerita kepulangan? Keadaannya jauh lebih parah. Saya keluar sirkuit jam 17.00 jalan kaki yang sangat panjang. Dari parkiran shuttle bus (no.10) ke 8 (sempat berebutan naik bus yang dipaksa muter tapi jelang no.8 sudah macet total) lalu jalan kaki lagi ke bunderan (no. 7). Tidak ada kendaraan yang bisa jalan. Motor2 pun ikut macet. Tanya kepada aparat yang bertugas dimana bunderan welcome mandalika, oh..itu jauh sekali pak, cari ojek saja… ojek mana ada, kalaupun ada apa bisa lewat ditengah kemacetan yang orang jalan pun susah ☹ sementara kalau hanya menunggu di No. 8, kapan baru bisa jalan?
Syukurlah, akhirnya dengan pickup yang disetop polisi tentara di bunderan no. 7 bersama lebih 10 penonton lainnya sampai di Kota Mataram sekitar jam 23.00 wita.

Pemikiran saya, apa gak bisa misal mulai jam 17.00 wita (perkiraan waktu selesai race), maka kendaraan dari arah bypass di setop, agar yang dari arah mandalika bisa menggunakan dua sisi jalan keluar/kea rah kota/bandara. Aatau bahkan sejak di suttle No.10, bus-bus jelang race berakhir sudah ready sesuai nomor dan tujuannya. Bahkan semua area di depan terowongan bawah lintasan dipake untuk parkir bus penjemput. Lalu pejalan kaki dibuat jalur khusus yang tidak menutupi jalan raya sehingga bus/kendaraan tetap bisa lewat. Di parkir timur, tentu saja PR besar nya adalah pengaturan parkir yang bagaimana agar flow kendaraan tetap bisa mengalir. Tidak terjadi sumbatan seperti itu.

maka sebelum kegiatan, tidak mengapa penyelenggara melakukan simulasi, ujicoba proses yang lebih kurang akan seperti ini. Seperti pembangunan sirkuit, pengelolaan kedatangan ndan kepulangan nini harus direncanakan, by design. Ujicoba dan terus melakuan perbaikan.

4. Pull

Proses yang diberikan “ditarik” atau berdasarkan kebutuhan pelanggan. Seperti jalur besi antrian, jika pelanggan belum banyak yang antri harusnya ada jalur langsung.

5. Perfection

Ini berusaha mempertahankan apa yang sudah bagus menjadi standar. Harus dipaksa dengan system. Kalua tidak dipaksa dengan system dan standarisasi, maka melanggar aturan adalah hal yang banyak dijumpai. Termasuk aturan parkir dan lain-lain dalam penyelenggaraan motoGP kemarin.

Kesimpulan

1. Dari gelaran MotoGP kemarin, penyelenggara atau pihak terkait punya banyak kesempatan untuk mendesain ulang proses yang lebih streamlining. Yang lebih lean
2. Apapun jenis/tingkatan pelanggan gelaran motoGP kemarin dari yang hanya ingin sekedar nonton, menikmati brand motoGP, service hingga merupakan experience (basic hingga lifestyle) tugas provider/penyelenggara adalah melakukan pengembangan inovasi produk/layanan, alur proses pelayanan, dan delivery pelayanan itu sendiri.
3. Memetakan tiap proses dengan tahapan-tahapan nya, lalu mengidentifikasi waste yang terjadi serta menetapkan solusi untuk mengatasi waste nya menjadi lebih tepat sasaran.
4. Proses yang lean artinya proses yang memenuhi (mendekati) value pelanggan. Memenuhi value pelanggan artinya meningkatkan loyalitas pelanggan, pangsa pasar, daya jual, mengurangi kesalahan dan meningkatkan efisiensi. Pangsa pasar dan efisiensi artinya keuntungan yang lebih besar. Cara terbaik adalah membuang/mengurangi waste dalam proses.
5. Dari sekitar 63.000 pengunjung motoGP kemarin, itu semua adalah tamu yang bisa dibidik untuk menjadi sumber pendapatan diluar tiket masuk motoGP. Misal Foodcourt standar, arena bermain, live music disela-sela race, penitipan tas/barang, cuci helm, atau hal lain nya yang bisa menjadi kejutan dan journey yang membuat penonton loyal untuk datang lagi. Banyak sekali potensi dan proses yang bisa dimaksimalkan pengelola.